Transformation der Global Business Services bei KONE

Wie Genpact KONE dabei half, seine Shared Services neu auszurichten, um neue strategische Ziele zu erreichen

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Unser Kunde

KONE ist ein weltweit führendes Unternehmen in der Aufzugs- und Rolltreppenbranche mit der Mission, den Fluss des urbanen Lebens zu verbessern.

Was das Unternehmen benötigte

Um das Finance & Accounting (F&A) unter einem neuen, gestärkten Führungsteam besser an den Geschäftszielen von KONE auszurichten, musste das Unternehmen seine Abläufe automatisieren, harmonisieren und standardisieren. Es musste:

End-to-End-Prozesse im gesamten Unternehmen vernetzen
Das Servicemanagement vereinfachen, damit Geschäftseinheiten keine Gelegenheiten verpassen
Interne und ausgelagerte Shared Services zu einer leistungsstarken hybriden Geschäftsdienststruktur zusammenführen
Das Partnerbeziehungsmanagement stärken, um den Mehrwert des Partner-Ökosystems von KONE optimal zu nutzen

Wie wir halfen

Mit Genpact konnte KONE:

Ein regional ausgerichtetes globales Betriebsmodell für Geschäftsdienste entwickeln, um Geschäftseinheiten, Mitarbeiter und Kunden optimal zu unterstützen
Ein Benchmarking in die Geschäftsprozesse und Teamstrukturen integrieren, um die Transparenz wichtiger Erfolgskennzahlen zu erhöhen
Skaleneffekte optimieren und die Produktivität kontinuierlich steigern

Was das Unternehmen bekam

Eine preisgekrönte, skalierbare Geschäftsprozessplattform – KONE Business Services (KBS) – die F&A-Prozesse über ein kollaboratives Hybridbetriebsmodell abwickelt. Damit erhielt KONE:

Einen Wettbewerbsvorteil
Eine stärkere lokale Verantwortung bei gleichzeitiger Steigerung von Effizienz und Rentabilität im Rahmen der globalen Expansion des Unternehmens
Erstklassige durch Automatisierung unterstützte Record-to-Report- (R2R)-, Sell-to-Cash- (S2C)- und Source-to-Pay- (S2P)-Services
Eine höhere Betriebsstabilität durch Harmonisierung der F&A-Prozesse

Herausforderung

Die Neugestaltung der Shared Services, um strategische Ziele zu erreichen und wertorientierte Lösungen bereitzustellen

KONE hatte bereits einen langen Weg in der Shared-Services-Transformation hinter sich und war bereit für den Übergang zu einem globalen Geschäftsmodell für Business Services. Unter der neuen Führung erneuerte KONE seine strategischen Ziele, um Mitarbeitern und Kunden ein herausragendes Erlebnis zu bieten und gleichzeitig im heutigen volatilen Geschäftsumfeld erfolgreich zu agieren. Es war an der Zeit, den Fokus von reiner Transaktionseffizienz weg und hin zu Geschäfts- und Kundenbedürfnissen als zentrale Entscheidungsgrundlage zu verlagern. KONE arbeitete mit Genpact zusammen, um die Lücken in den End-to-End-Geschäftsprozessen zu schließen und diese ergebnisorientierte F&A-Umstrukturierung umzusetzen.

Unsere F&A-Experten arbeiteten gemeinsam mit KONE daran, die erforderlichen Veränderungen zu identifizieren. Ein dezentrales Betriebsmodell, uneinheitliche Bereiche, unterschiedliche regionale Geschäftsanforderungen, mangelnde Prozesstransparenz und unklare Rollenverteilungen erschwerten die Unterstützung der KONE-Ziele in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und hochwertige Services durch Shared Services.

Lösung

Ein zentraler F&A-Bereich, der auf enger Zusammenarbeit und durchgehender Prozessverantwortung aufbaut

Wir erkannten, dass ein neuer Ansatz für Shared Services erforderlich war. Nach einer ersten Beratungsphase reorganisierten wir unser Delivery-Team, um es an die Erwartungen und Prioritäten von KONE anzupassen. Gemeinsam mit fast 50 Stakeholdern entwickelten wir eine klare Vision für KBS. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse gestalteten wir ein neues Betriebsmodell und passten Prozesse, Rollen sowie Arbeitsweisen neu an – gestützt auf ein solides Fundament aus Daten, Technologie und Analytik.

Je effizienter wir heute in unserer Branche arbeiten, desto größer ist unser Wettbewerbsvorteil. Genpact unterstützt uns dabei, indem wir ehrgeizige gemeinsame Ziele verfolgen, etwa den konsequenten Aufbau von Kompetenzzentren, die als Best Practices für alle Unternehmensdienstleistungen dienen. Das Beste daran? Wir agieren als ein Team, das all dies gemeinsam umsetzt.

Jan Nikus

Vizepräsident, KONE Business Services

Gemeinsam bildeten wir ein Team aus Strategen und Prozessexperten, um den Go-Live-Termin zu beschleunigen und die Geschäftsbereiche des Unternehmens besser zu unterstützen. Wir begleiteten KONE beim Aufbau von vier Kompetenzzentren – Qualität, Daten und Automatisierung, Projektmanagement sowie Personal und Kommunikation –, um Best Practices in allen F&A-Bereichen zu standardisieren. Diese Zentren halfen dem Unternehmen zudem dabei, klar zu definieren, wie Erfolg bei KONE gemessen werden soll.

Zusätzlich richteten wir ein Kompetenzzentrum ein, um KONEs Automatisierungsprozesse zu beschleunigen und so zuverlässige Abläufe zu schaffen, die Harmonisierung voranzutreiben, End-to-End-Kennzahlen zu verbessern und drei zentrale Prozesse zu automatisieren: R2R, S2C und S2P.

Das Ausmaß dieser Veränderungen erforderte eine Anpassung von Denkweise und Prozessen. Daher kommunizierten wir kontinuierlich erste sichtbare Erfolge, um alle Beteiligten aktiv einzubeziehen.

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Auswirkungen

KONE ist auf dem Weg zu mehr Einfachheit, Effizienz und besseren Kundenerlebnissen

Im Zentrum der Transformation von KONE steht ein engagiertes Führungsteam, unterstützt durch eine enge Partnerschaft mit Genpact. Durch die Bündelung von Prozessen, Governance sowie internen und ausgelagerten Shared Services verfügt das Unternehmen nun über eine zentrale Anlaufstelle für Finanz- und Verwaltungsabläufe, die eine nahtlose Integration in das Kerngeschäft von KONE ermöglicht. Automatisierung und Standardisierung haben rund 40 % der Vollzeitkräfte für kundenorientiertere Aufgaben freigesetzt und die Erfahrungen von Mitarbeitern sowie Lieferanten verbessert. Dank eines widerstandsfähigeren Betriebsmodells ist die Bilanz des Unternehmens stabiler, sodass schnellere und präzisere Geschäftsentscheidungen getroffen werden können, die Harmonisierung vorangetrieben und der Gewinn gesteigert werden.

Zudem haben sich zentrale Kennzahlen wie pünktliche Zahlungen, Rechnungseffizienz, Anfragen pro Rechnung und nicht zugewiesene Barmittel deutlich verbessert.

Unsere Partnerschaft mit KONE ist ein herausragendes Beispiel für die Entwicklung von Business Services der nächsten Generation und schlanker Prozesse. Sie beruht auf gemeinsamen Werten und dem Streben nach Innovation und stellt die Erfahrung in den Mittelpunkt der Geschäftstransformation.

Irene Lundström

Kundenpartner, Herstellende Industrie, Genpact

Unsere Zusammenarbeit findet heute auch über die Grenzen von KONE hinaus Anerkennung: Das Unternehmen wurde vom Shared Services Outsourcing Network für seine Geschäftstransformation ausgezeichnet. Wie geht es weiter? Gemeinsam erkunden wir die Potenziale KI-gestützter Lösungen, um die Widerstandsfähigkeit und Finanzierungsfähigkeit des Unternehmens weiter zu steigern und es zukunftssicher zu machen.